Warum SharePoint nicht für die interne Kommunikation taugt

Warum SharePoint für die interne Kommunikation nicht mehr taugt

Wir hören es immer wieder: Interne Kommunikationsabteilungen erkennen, dass sie in ein Intranet-Upgrade investieren müssen, um das Engagement ihrer Mitarbeiter zu steigern. Sie gehen zu ihrem IT-Team mit einer Liste von überzeugenden Optionen und Fragen und entscheiden sich für SharePoint. Und warum? Weil sie ein Microsoft-geführtes Unternehmen sind! Es lässt sich perfekt in die vorhandene Technologie integrieren! Weil es alles kann, was ein Intranet leisten muss! 

Wenn das der Fall ist, warum ist es dann allgemein bekannt, dass interne Kommunikatoren SharePoint nicht mögen? Und warum ziehen so viele Unternehmen, die SharePoint als Intranet nutzen, schließlich weiter? Und warum findet man dies, wenn man "SharePoint-Memes" googelt?

Die Wahrheit ist, dass SharePoint zwar in vielen Dingen großartig ist. Eines kann es allerdings nicht so gut: die Mitarbeiter anregen, sich an der Kommunikation im Unternehmen zu beteiligen. Mit der Erfindung von Viva räumt sogar Microsoft ein, dass SharePoint kein Tool zur Einbindung von Mitarbeitern ist. Es ist ein Dokumentenmanagement- und Speichersystem, das hilft, Wissen effektiv zu speichern und so eine produktivere Zusammenarbeit im Team zu fördern. Es ist keine Kommunikationsplattform und kann beim besten Willen nicht mit einer modernen Plattform für die Mitarbeitererfahrung mithalten.

SharePoint ist die Plattform, die von der IT-Abteilung für die interne Kommunikation gewählt wird, aber wenn man sie vor die Wahl stellt, würden nur wenige interne Kommunikationsteams SharePoint für sich selbst wählen. Schon 2013 ergab eine Forrester-Umfrage unter Unternehmensleitern, die SharePoint nutzen, dass:

• die Unternehmen nicht den erwarteten Grad der Akzeptanz sehen (64 %)
• die Benutzer es schwierig zu benutzen finden (62%)
• die Nutzer andere Tools bevorzugen (49%)
• Unternehmen keinen zusätzlichen Nutzen erkennen (44%)
• dass SharePoint nicht die funktionalen Anforderungen erfüllt (44%)

Warum also bleiben so viele Unternehmen bei einem SharePoint-Intranet stecken?

Wenn SharePoint nie als Kommunikationsplattform oder Tool zur Mitarbeiterbindung konzipiert wurde, warum haben dann so viele Unternehmen ein SharePoint-Intranet? Die Antwort liegt in der Geschichte der Intranets. 

In den 2000er Jahren wurden Microsoft 365 und SharePoint zu einer Art Industriestandard für Produktivitäts- und Zusammenarbeitstools. Wenn man ein Unternehmensintranet wollte, gab es nicht viele Anlaufstellen, so dass SharePoint eine entstehende Lücke füllte. Aber das war vor zwanzig Jahren. Heute ist der Markt ein anderes Kaliber. Laut Forrester, 

Veränderte Erwartungen, veränderter Markt

Es ist unbestreitbar, dass SharePoint einen enormen Einfluss auf die Unternehmenstechnologie hatte. Viele Jahre lang war es die maßgebliche Lösung für die Zusammenarbeit, aber jetzt hat der Markt nicht nur aufgeholt - er hat ihn überholt.

Moderne Arbeitsplätze und moderne Mitarbeiter verlangen mehr von ihrem Intranet, als SharePoint bieten kann. Heutzutage ist ein Intranet nicht nur ein Informationslager, sondern ein zentraler Knotenpunkt, mit dem sich jeder Mitarbeiter verbinden kann, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und sich am Unternehmensdialog zu beteiligen. Es ist ein personalisiertes Zuhause für Kommunikation, Wissen und Systeme. Es ist das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes und das Fundament der internen Kommunikation.

Und was ist mit den Plattformen, die moderne Intranets und bessere Mitarbeitererfahrungen bieten? Es handelt sich um Out-of-the-Box-Lösungen, die in den letzten zwanzig Jahren entwickelt wurden, um spezifische Anwendungsfälle für die Mitarbeitererfahrung zu erfüllen. Viele von ihnen begannen als SharePoint-Zusatzlösungen und füllten die Lücken, die SharePoint ohne umfangreiche Anpassungen nicht schließen konnte. Heute sind diese Plattformen jedoch eigenständige, zweckgebundene Lösungen, die unabhängig von SharePoint funktionieren.

Diese neue Art von Employee Experience Plattformen sind vollgepackt mit Funktionen von intuitiven CMS mit Funktionen wie Inhaltsüberprüfungszyklen, Drag-and-Drop-Vorlagen, Kampagnenerstellung und Automatisierungsfunktionen, die alle speziell auf die Bedürfnisse von internen Kommunikatoren in Unternehmen zugeschnitten sind. Sie enthalten auch andere Funktionen wie native Belohnungs- und Anerkennungsfunktionen, soziale Netzwerke, Ideenfindung und eine breite Palette von Integrationsoptionen, die darauf ausgelegt sind, komplexe digitale Landschaften zu vereinen und nahtlosere Arbeitsweisen zu ermöglichen. 

Deshalb wissen interne Kommunikatoren heute, dass es schwierig ist, sich auf SharePoint zu verlassen, um die Mitarbeiter einzubinden und die interne Kommunikation für die hybride Zukunft umzugestalten. Es ist, als würde man Tiger Woods bitten, mit einem Putter abzuschlagen. Sicher, es wird funktionieren - der Ball wird sich bewegen - aber Sie werden nicht die gleichen Ergebnisse erzielen wie mit einem Tool, das speziell für diese Aufgabe entwickelt wurde.

5 Hauptgründe, warum SharePoint für die interne Kommunikation nicht taugt

Kommunikatoren, die mit SharePoint nicht weiterkommen, suchen nach neuen Möglichkeiten und sehen Plattformen, die nützliche Funktionen und ansprechende Erlebnisse bieten - Lösungen, die speziell für ihre Bedürfnisse entwickelt wurden und das Beste von SharePoint mit den Fortschritten der Unternehmenstechnologie verbinden, von AI bis zu Integrationen. Es ist also keine Überraschung, dass die interne Kommunikation mehr will, als SharePoint bieten kann. Was sind also die Hauptgründe dafür, dass SharePoint als modernes Intranet oder Kommunikationsplattform nicht funktionieren kann und will?

#1. SharePoint fehlt es an wesentlichen Kommunikationsfunktionen

An erster Stelle steht ein Mangel an Kommunikationsfunktionalität. Die Mitarbeiter von heute, insbesondere die neue Generation der "Digital Natives", haben hohe Erwartungen an ansprechende Inhalte. Um sie zu erreichen - und, was noch wichtiger ist, um sie einzubinden - müssen diese Erwartungen erfüllt werden. Der Versuch, dies mit SharePoint zu erreichen, ist nahezu unmöglich. Damit ein Intranet als Einbindungsinstrument funktionieren kann, muss es Erlebnisse bieten, die denen entsprechen, die wir in unserem Privatleben haben. Die Kommunikation muss personalisiert werden, auf jedem Gerät verfügbar sein und über eine Vielzahl von Kanälen in unterschiedlichen Formaten bereitgestellt werden. SharePoint bietet einfach nicht die Funktionalität, um diese Erwartungen zu erfüllen. 

#2. SharePoint kann die Kommunikationschannel nicht vereinen

Aufbauend auf dem obigen Punkt ist einer der Hauptbereiche, in denen SharePoint als Intranet und insbesondere im Kommunikationsszenario versagt, seine Unfähigkeit zur Integration über den Microsoft-Stack hinaus. Unternehmen sind auf Hunderte, wenn nicht Tausende von Tools und Systemen von Drittanbietern angewiesen, und ohne umfangreiche Anpassungen lässt sich SharePoint nicht mit diesen Tools integrieren. Noch wichtiger für Kommunikatoren ist jedoch, dass sich SharePoint nicht in Nicht-Microsoft-Kommunikationschannel wie Slack integrieren lässt. Da sich Kommunikatoren immer mehr darauf konzentrieren, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie sich aufhalten - d. h. auf den Channels, die sie tagtäglich nutzen - stellt SharePoint ein großes Hindernis für die Zusammenführung von Kommunikationschannels und die Umsetzung von Omnichannel-Erlebnissen dar.

#3. SharePoint bedeutet, sich auf die IT zu verlassen

Einer der Hauptgründe, warum sich interne Kommunikationsabteilungen mit SharePoint schwertun, ist die Tatsache, dass selbst kleinste Änderungen nur mit Hilfe von IT-Ressourcen umgesetzt werden können. In der schnelllebigen, unvorhersehbaren Geschäftswelt, in der wir uns bewegen, ist die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, von entscheidender Bedeutung, um die sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen. Da die Entwicklung von SharePoint technisches Know-how erfordert, ist die interne Kommunikation nicht in der Lage, die Verantwortung für eines ihrer wichtigsten Tools zu übernehmen, und muss sich an die IT-Abteilung wenden, um die Plattform an neue Anforderungen anzupassen. Da IT-Teams eine Vielzahl von Systemen und Zuständigkeiten zu verwalten haben, findet sich die interne Kommunikation oft am Ende einer langen Warteschlange, was dazu führt, dass die Intranetentwicklung stagniert. Im Gegensatz dazu sind moderne Mitarbeitererfahrung Plattformen so konzipiert, dass sie von den internen Kommunikatoren selbst verwaltet und mit wenig technischem Wissen angepasst werden können. 

#4. SharePoint fehlt es an wichtigen Mess- und Analysefunktionen

Die Möglichkeit, die Wirksamkeit interner Kommunikationskampagnen zu messen, ist ein entscheidender Bestandteil der Entwicklung von Strategien zur Mitarbeiterbindung. Da SharePoint nicht als interne Kommunikationsplattform konzipiert wurde, bietet es nicht die Art von Analysefunktionen, die interne Kommunikatoren benötigen, um das Engagement für die Kommunikation zu messen. Ohne einen Überblick darüber, was die Mitarbeiter wann und wie nutzen, werden interne Kommunikationsstrategien zu Vermutungen und der ROI lässt sich nicht nachweisen. 

#5. SharePoint versagt bei Frontline-Mitarbeitern

Einer der größten Kritikpunkte an SharePoint ist die mobile Nutzung... oder deren Mangel. Für Unternehmen mit Mitarbeitern an vorderster Front, die für den Zugriff auf Unternehmensinformationen auf mobile Geräte angewiesen sind, funktioniert SharePoint einfach nicht. Nicht nur, dass es der mobilen Anwendung an Funktionalität und Ästhetik mangelt, sie ist auch mit hohen Kosten verbunden. Für den Zugriff auf SharePoint ist eine Microsoft-Lizenz erforderlich, über die die Mitarbeiter ohne Arbeitsplatz in der Regel nicht verfügen. Um diesen Mitarbeitern den Zugang zu SharePoint zu ermöglichen, müssen sie entweder in teure Microsoft-Lizenzen für alle Mitarbeiter investieren oder einen großen Teil der Belegschaft von der Nutzung ausschließen.

Holen Sie sich das richtige Tool für Ihre Arbeit und fördern Sie das Engagement mit einer Mitarbeitererfahrung Plattform

Interne Kommunikatoren brauchen mehr als das, was SharePoint bieten kann, um Mitarbeiter einzubinden und zu motivieren. Entdecken Sie, was eine Mitarbeitererfahrung Plattform leisten kann, was SharePoint nicht kann.